Das EVER-Projekt – EVER steht für Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen – befindet sich auf der Zielgraden. Nach einer gemeinsamen Ausschreibung aller hessischen Hochschulen und Universitäten wurde im Frühjahr 2019 die Software WMD xflow ausgewählt. Die Software ist im Referenzmodell und an den einzelnen Standorten bereits installiert und fügt sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft ein.
Derzeit finden die Schulungen der ersten Beschäftigten des Rechnungswesens sowie mehrwöchige Fachtests statt. Die fachliche Abnahme der Hochschulen ist für den 12. Juni geplant. Anschließend erfolgen Nutzerschulungen und ab dem 30. Juni ist der „Go Live“ – also der Echtbetrieb geplant. „Damit digitalisieren wir einen unserer Kernprozesse im Rechnungswesen – die Buchung, Prüfung, Freigabe und Zahlung von Rechnungen“, sagt Sebastian Wispel, Leiter der ZOE Rechnungswesen. Der Bedarf an der Bereitstellung eines digitalen Prozesses ist so groß wie nie: „Viele Beschäftigte der Hochschule arbeiten derzeit von zu Hause. Uns erreichen aktuell zahlreiche Anfragen, ob die Zeichnung als ‚sachlich und rechnerisch richtig‘ nicht digital erfolgen kann. Leider müssen wir das aktuell noch ablehnen. Ab 30. Juni haben wir einen komplett digitalen Ablauf, der die Rechnungsprüfung und -freigabe von zu Hause am Bildschirm ermöglicht. Damit können wir eine digitale Lösung anbieten, die sich viele Beschäftigte wünschen.“
Für die Beschäftigten wird sich damit einiges ändern: Rechnungen gehen zentral im Rechnungswesen ein, werden – falls erforderlich – digitalisiert und in der neuen xflow-Software erfasst. Anschließend werden die vorerfassten Daten sowie die digitale Rechnung zur Prüfung und Freigabe in die Fachbereiche und ZOEs gesandt. In einem fast zweijährigen Vorprojekt wurde mit allen Fachbereichen und ZOEs für jede Kostenstelle und jeden Auftrag festgelegt, welche Personen Rechnungen als prüfen und freigeben können. Diese sind nun als User im System angelegt.
Die beteiligten Personen werden die Rechnungen zukünftig ausschließlich digital erhalten. „Das ist eine große Umstellung und wird eine große Veränderung für die Nutzerinnen und Nutzer mit sich bringen. Da wird es sicher bei einigen auch Vorbehalte geben. Wir sind aber von der Software überzeugt und sind sicher, dass die Vorteile einer digitalen Lösung schnell für alle sichtbar werden“, erklärt Wispel. „Gleichzeitig kann es bei so einem großen Softwareprojekt trotz guter Vorbereitung und umfangreicher Tests in der Einführungsphase auch einmal knirschen. Sollte etwas in den ersten Tagen nicht rund laufen, bitte ich Sie um Verständnis. Melden Sie sich bei uns im Rechnungswesen – wir werden das so schnell wie möglich klären.“
Perspektivisch will die ZOE Rechnungswesen die digitalen Dienstleistungen weiter ausbauen. Denkbar ist, zukünftig auch die Erstellung von Ausgangsrechnungen oder den Auslagenersatz über die Software abzuwickeln.